Seloste henkilötietojen käsittelystä Vuokkiniemi-Seura ry:ssä

23.5.2018

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista Vuokkiniemi-seura ry:ssä.

Rekisterinpitäjä

Vuokkiniemi-seura ry, kotipaikka Helsinki
Rekisterinpitäjän edustaja seuran puheenjohtaja (yhteystiedot seuran
nettisivulla)

Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän vapaaehtoistyössä olevat henkilötietojen käsittelijat:

  • Jäsenrekisteri: jäsensihteeri, yhteystiedot seuran nettisivulla, sähköposti vuokkiniemi.seura(ät)gmail.com

Tietojärjestelmien ja palvelujen toimittajat

  • Jäsenrekisterin ohjelmisto, jossa digitaalinen postitusohjelma: Codeman Software Oy
  • Kirjanpito: seuran taloudenhoitaja
  • Websivut: WordPress-alustalla, ylläpitäjän yhteystiedot nettisivulla.

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet sekä rekisteröityjen ryhmät

Vuokkiniemi-seura ry käsittelee henkilötietoja seuraavissa tarkoituksissa:

1) Jäsenrekisteri
  • Käsittelyn tarkoitus: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi ( myös mm. jäsentiedotteiden lähettäminen)
  • Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1c)
  • Rekisteröidyt: Vuokkiniemi-seura ry:n jäsenet
2) Kirjanpito
  • Yhdistyksen kirjanpitoa varten tiedot siirretään tilitapahtumista kirjanpitoon ilman henkilötietoja
3) Verkkosivu
  • https://vuokkiniemiseura.wordpress.com verkkosivulla ei käsitellä henkilötietoja.  Seura ei kerää tietojärjestelmäänsä verkkosivuston selaamisesta kertyviä tunnistetietoja (evästeitä), eikä käsittele palvelimelle kertyviä verkkosivuston käyttäjien IP-osoitteita.

Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden säilytysaika

Jäsenrekisteri: Jäsenten nimet, osoitteet, puhelin- ja sähköpostitiedot sekä jäseneksi liittymis- ja eroamistiedot ja jäsenmaksujen maksaminen ja laskutustiedot. Tarvittaessa jäsenryhmät yhdistyksen sääntöjen mukaan kuten kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsenet, varsinaiset jäsenet sekä vapaa-, kannatus- ja yhteisöjäsenet ja muut yhdistyksen päättämät tarpeelliset tiedot. Tunnistetiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään ja maksutiedot on tallennettu maksutapahtuman yhteydessä.

Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään seuran tietojärjestelmässä niin kauan kuin henkilö on Vuokkiniemi-seura ry:n jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi, jonka jälkeen henkilötiedot hävitetään. Kirjanpitoon siirrettyjä jäsenmaksun maksutietoja säilytetään kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaisesti, jonka säätämän ajan kuluttua ne hävitetään

Henkilötietojen vastaanottajat

Jäsenrekisterissä rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään seuran viestintätarkoituksissa.

Tietoja luovutetaan vain seuran hallituksen jäsenille taikka hallituksen erikseen tekemällä päätöksellä seuran jäsenelle, joka on niitä pyytänyt ja vain seuran toimintaan liittyviin tarkoituksiin.

Tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolelle eikä siirretä kolmanteen maahan.

Käsittelyn turvatoimet

Vain seuran jäsenasioista vastaavalla ja hallituksella on rekisteriin pääsyoikeus atk:lla talletettuihin tietoihin sekä oikeus rekisterissä muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja. Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina. Kaikki tieto on sähköisessä muodossa, paikallisena kopiona (ei internetissä) ja salasanalla suojattuna.

Henkilötietojen jatkokäsittely

Rekisterinpitäjä ei aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin ne on kerätty.

Rekisteröidyn oikeudet

1. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.
2. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua.
3. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä ja kieltää henkilötietojensa käsittely.
4. Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
5. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelylle.
6. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Mainokset
%d bloggers like this: